Οδηγός εκκίνησης: από την εγγραφή μέχρι το πρώτο τιμολόγιο

Αυτή η σελίδα περιγράφει τι κάνει μια εταιρεία συντήρησης ανελκυστήρων την πρώτη μέρα με το Elevator Matrix, με τη σειρά που βγάζει νόημα. Συνολικά θέλει μισή με μία ώρα για το γραφείο και πέντε λεπτά για κάθε τεχνικό. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση, server ή τεχνικός πληροφορικής. Μέσα στην εφαρμογή, το ? κάτω αριστερά εξηγεί κάθε οθόνη.

1. Εγγραφή της εταιρείας

2. Στοιχεία εταιρείας και παραστατικών

Πηγαίνετε Ρυθμίσεις → Εταιρεία → Στοιχεία εταιρείας.

• Επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, οδός, αριθμός, ΤΚ, πόλη (χρειάζονται στα παραστατικά και στα δελτία αποστολής), τηλέφωνο, email, IBAN (τυπώνεται στις καταστάσεις και στα τιμολόγια επί πιστώσει), δραστηριότητα, ΓΕΜΗ, σειρά παραστατικών (π.χ. Α).
• Ανεβάστε το λογότυπο και, αν θέλετε, τη σφραγίδα.
• Στο Ρυθμίσεις → Παραστατικά & myDATA διαλέγετε χαρτί (Α4, Α5 ή δύο Α5 σε Α4), αν γράφετε τιμές με ή χωρίς ΦΠΑ, αν θα φαίνεται το υπόλοιπο του πελάτη πάνω στην απόδειξη, και τις ημέρες πίστωσης.

3. Τεχνικοί και γραφείο

Ρυθμίσεις → Προσωπικό & ρόλοι → Πρόσκληση χρήστη. Γράφετε όνομα, email και ρόλο:

• Τεχνικός: βλέπει το δικό του πρόγραμμα, γράφει δελτία, εισπράττει επί τόπου αν του το επιτρέψετε.
• Γραφείο: πελάτες, πρόγραμμα, παραστατικά, εισπράξεις.
• Ιδιοκτήτης: όλα, συν ρυθμίσεις και συνδρομή.

Ο καθένας λαμβάνει email πρόσκλησης, βάζει κωδικό και μπαίνει. Στην ίδια οθόνη ρυθμίζετε αν οι τεχνικοί βλέπουν όλο το πρόγραμμα, τιμές ανταλλακτικών ή υπόλοιπα πελατών, και τη δική τους σειρά αποδείξεων (π.χ. Τ1) αν κόβουν αποδείξεις επί τόπου.

4. Πελάτες και ανελκυστήρες

Έρχεστε από άλλο πρόγραμμα ή από Excel

Ρυθμίσεις → Δεδομένα & ασφάλεια → Μεταφορά από άλλο πρόγραμμα: ανεβάζετε τα αρχεία Excel/CSV όπως τα εξάγει το προηγούμενο πρόγραμμά σας (πελάτες, ανελκυστήρες, συμβόλαια, παραστατικά). Η εφαρμογή αναγνωρίζει τις στήλες μόνη της και σας δείχνει τι θα εισαχθεί πριν το κάνει. Αν κάτι δεν βγει σωστά, από το Ιστορικό αλλαγών αναιρείτε ολόκληρη την εισαγωγή με ένα πάτημα. Αναλυτικά: Μεταφορά δεδομένων.

Ξεκινάτε από το μηδέν (ή προσθέτετε νέο πελάτη)

Γραφείο κοινοχρήστων: αν ένα γραφείο διαχειρίζεται πολλά κτίρια, φτιάξτε το ως πελάτη τύπου «Γραφείο κοινοχρήστων» και στα κτίριά του επιλέξτε το στο πεδίο «Γραφείο κοινοχρήστων (ποιος πληρώνει)». Έτσι παίρνει μία συγκεντρωτική κατάσταση και η κατάθεσή του μοιράζεται στα κτίρια.

5. Συμβόλαια συντήρησης

Από την καρτέλα του πελάτη, Νέο συμβόλαιο: ανελκυστήρες που καλύπτει, είδος (πλήρης ή απλή συντήρηση), μηνιαίο ποσό, ΦΠΑ, πόσες συντηρήσεις τον χρόνο, συχνότητα τιμολόγησης (μήνας, δίμηνο, τρίμηνο…), ημερομηνία έναρξης. Το συμβόλαιο είναι αυτό που «γεννά» τις επισκέψεις και τα παραστατικά — χωρίς συμβόλαιο ο ανελκυστήρας δεν μπαίνει στο πρόγραμμα.

6. Πρόγραμμα του μήνα

Συντήρηση → Πρόγραμμα → Αυτόματο πρόγραμμα. Διαλέγετε τον μήνα και ποιοι τεχνικοί δουλεύουν. Η εφαρμογή βάζει έως 8 συντηρήσεις τη μέρα ανά τεχνικό, ξεκινά από τις πρώτες μέρες του μήνα, ομαδοποιεί γεωγραφικά και βάζει πρώτα όσες έχουν λήξει. Μπορείτε να τα αλλάξετε με σύρσιμο. Ό,τι δεν προλάβει ένας τεχνικός, στο τέλος του μήνα μεταφέρεται σε συνάδελφο που τελείωσε.

Στη Μήτρα συντηρήσεων βλέπετε ανά μήνα ποιος ανελκυστήρας έγινε, ποιος χρεώθηκε και ποιος εκκρεμεί.

7. Η εφαρμογή στο κινητό του τεχνικού

8. Δελτία εργασίας, βλάβες, χρεώσεις

• Δελτίο συντήρησης: ο τεχνικός ανοίγει την επίσκεψη, περνά τη λίστα ελέγχου (τη διαμορφώνετε ανά τύπο ανελκυστήρα από Ρυθμίσεις → Λίστα ελέγχου συντήρησης), προσθέτει ανταλλακτικά και φωτογραφίες, παίρνει υπογραφή διαχειριστή στην οθόνη. Ή απλώς λέει με φωνή τι έκανε και η εφαρμογή γράφει το δελτίο. Το δελτίο πάει στον πελάτη με email, Viber ή WhatsApp.
• Βλάβη / εγκλωβισμός: το γραφείο την καταχωρεί από την κλήση (η εφαρμογή ξέρει ποιος πήρε) ή ο πελάτης από το QR που κολλάτε στον θάλαμο. Ανάθεση στον κοντινότερο τεχνικό, SLA με χρονόμετρο.
• Έκτακτη χρέωση: από την καρτέλα του ανελκυστήρα, Χρέωση τώρα — ή με φωνή οδηγώντας: «Άλλαξα ρουλεμάν στην Τσιμισκή, 40 ευρώ». Το γραφείο τη βλέπει στις Εκκρεμείς χρεώσεις και την τιμολογεί.

9. Τιμολόγηση: myDATA, πάροχος, Δημόσιο

Ρυθμίσεις → Παραστατικά & myDATA. Δύο δρόμοι, ρωτήστε τον λογιστή σας ποιος σας ταιριάζει:

• Απευθείας myDATA για αποδείξεις (ΑΠΥ/ΑΛΠ) προς πολυκατοικίες και ιδιώτες: χρειάζεστε κωδικούς «myDATA REST API» από το myAADE (όχι τους κωδικούς Taxisnet). Η εφαρμογή δοκιμάζει τη σύνδεση και αποθηκεύει τα στοιχεία κρυπτογραφημένα.
• Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (ΙΛΥΔΑ) για τιμολόγια προς επιχειρήσεις και Δημόσιο: υπογράφετε σύμβαση με τον πάροχο, παίρνετε όνομα χρήστη και κωδικό, τα βάζετε στην εφαρμογή. Από εκεί και πέρα κάθε τιμολόγιο παίρνει ΜΑΡΚ, QR, συμβολοσειρά αυθεντικοποίησης, το PDF ανεβαίνει μόνο του στον πάροχο και ο πελάτης το παραλαμβάνει ηλεκτρονικά.

Τιμολόγηση στο Δημόσιο (B2G)

Στην καρτέλα του πελάτη τύπου Δημόσιο, ενότητα Στοιχεία Δημοσίου: Κωδικός Αναθέτουσας Αρχής, ΑΔΑΜ σύμβασης, είδος πίστωσης (ΑΔΑ ανάληψης ή Ενάριθμος), CPV, παρακράτηση φόρου (8% υπηρεσίες, 4% αγαθά), κρατήσεις υπέρ τρίτων — όλα τα βρίσκετε στη σύμβαση ή τα ζητάτε από το λογιστήριο του φορέα. Μπαίνουν μία φορά και προσυμπληρώνονται σε κάθε τιμολόγιο. Το τιμολόγιο δείχνει Σύνολο → Παρακράτηση → Κρατήσεις → Πληρωτέο, φτάνει στον φορέα μέσω ΚΕΔ/Peppol, και από το κουμπί Κατάσταση στον φορέα βλέπετε αν παραλήφθηκε ή εγκρίθηκε.

Μηνιαία έκδοση

Οικονομικά → Παραστατικά → Μαζική έκδοση: η εφαρμογή ετοιμάζει ένα παραστατικό ανά πελάτη για τις συντηρήσεις που έγιναν τον μήνα, εσείς ελέγχετε και πατάτε Έκδοση. Κάθε παραστατικό στέλνεται, τυπώνεται ή αποθηκεύεται ανάλογα με ό,τι έχετε ορίσει στον πελάτη (email, εκτύπωση, PDF ή ερώτηση κάθε φορά).

10. Εισπράξεις, τράπεζα, email εταιρείας

• Εισπράξεις: ποιος χρωστάει, καταστάσεις λογαριασμού με email, υπενθυμίσεις με Viber/WhatsApp/SMS, ραντεβού είσπραξης με υπενθύμιση. Ο τεχνικός εισπράττει επί τόπου και τα μετρητά του φαίνονται στο Πορτοφόλι.
• Τράπεζα: ανεβάζετε το αρχείο κινήσεων (Excel, CSV ή PDF) ή το στέλνετε στο email της εταιρείας — οι καταθέσεις αντιστοιχίζονται μόνες τους με τα παραστατικά.
• Email εταιρείας: από Ρυθμίσεις → Email & ειδοποιήσεις παίρνετε διεύθυνση όνομα@elevatormatrix.com. Τιμολόγια προμηθευτών, κινήσεις τράπεζας και εκθέσεις ελεγκτή που φτάνουν εκεί μπαίνουν μόνα τους στο πρόγραμμα. Εκεί ορίζετε και από ποιο δικό σας email (π.χ. sales@…) φεύγουν τα παραστατικά.
• Λογιστής: από Οικονομικά → Λογιστής τον προσκαλείτε με δικό του λογαριασμό· κατεβάζει παραστατικά και έξοδα περιόδου μόνος του.

11. Τι κάνετε κάθε μήνα

Συχνές απορίες

Μπορώ να δουλέψω τον παλιό τρόπο, πρώτα ανελκυστήρας και μετά πελάτης; Ναι. Από τους Ανελκυστήρες → Νέος διαλέγετε πελάτη στη φόρμα. Η νέα ροή (πελάτης με τους ανελκυστήρες του από μία οθόνη) είναι απλώς πιο γρήγορη.

Πόσοι χρήστες και ανελκυστήρες; Όσοι χρειάζεστε στη δοκιμαστική περίοδο. Δείτε τις τιμές για μετά.

Τα δεδομένα μου; Σε servers στην ΕΕ (Φρανκφούρτη), με ημερήσια αντίγραφα ασφαλείας, κρυπτογραφημένα διαπιστευτήρια, κάθε εταιρεία απομονωμένη. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να τα εξάγετε (Ρυθμίσεις → Συνδρομή → Εξαγωγή). Πολιτική απορρήτου.

Κόλλησα κάπου. Το ? κάτω αριστερά σε κάθε οθόνη, ο AI βοηθός μέσα στην εφαρμογή, ή support@elevatormatrix.com — απαντάμε εργάσιμες μέρες, συνήθως την ίδια μέρα.