Informativa sulla privacy — Elevator Matrix

BOZZA da sottoporre a revisione legale. Versione 0.2 — ottobre 2026.

1. Chi siamo

La presente Informativa spiega come il fornitore di Elevator Matrix (“noi”), con sede a Salonicco, in Grecia, raccoglie e tratta i dati personali nell’ambito del servizio (app per iPhone, Android, computer e web). Agiamo in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla legge greca 4624/2019. Contatto per le questioni relative ai dati personali: privacy@elevatormatrix.com.

2. Due ruoli: Titolare e Responsabile del trattamento

• Per i dati dell’account degli utenti del servizio (nome, email, telefono, ruolo, abilitazione di tecnico ascensorista, dati dell’azienda, abbonamento e fatturazione) siamo il Titolare del trattamento.
• Per i dati aziendali inseriti da ciascuna azienda cliente (i suoi clienti, amministratori di condominio, contatti, ascensori, rapporti di lavoro, foto, firme, chiamate, fatture e ricevute, pagamenti, movimenti bancari, fatture dei fornitori, cronologia delle modifiche) siamo Responsabile del trattamento per conto dell’azienda cliente, che è il Titolare. Questi aspetti sono disciplinati dall’Accordo sul trattamento dei dati (DPA). Se, ad esempio, sei un amministratore di condominio e i tuoi dati sono presenti nell’app, rivolgiti prima all’azienda di manutenzione che ti serve.

3. Dati che raccogliamo come Titolare

• Dati di registrazione dell’azienda: nome, partita IVA/codice fiscale, paese, indirizzo, telefono, email.
• Dati dell’utente: nome, email, telefono, ruolo, numero/grado dell’abilitazione di tecnico ascensorista e la sua data di scadenza.
• Abbonamento: piano, stato, cronologia dei pagamenti. I pagamenti con carta sono gestiti da Stripe; non vediamo né conserviamo mai il numero della tua carta.
• Dati tecnici: indirizzo IP, tipo di dispositivo e versione dell’app, identificativo del dispositivo per le notifiche push, log per sicurezza e risoluzione dei problemi, orari di sincronizzazione.
• Dati di utilizzo aggregati (numero di utenti, ascensori, rapporti di lavoro al mese, ultima attività) per la gestione degli abbonamenti e l’assistenza. L’amministrazione della piattaforma non ha accesso ai dati aziendali delle aziende clienti.
• Comunicazioni di assistenza e commerciali (email, note).

Il sito elevatormatrix.com non utilizza cookie di tracciamento o pubblicitari; memorizza soltanto la scelta della lingua nel tuo browser.

4. Finalità e basi giuridiche

• Erogazione del servizio, creazione e gestione degli account, sincronizzazione, notifiche: esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).
• Fatturazione e obblighi fiscali: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c)).
• Sicurezza, prevenzione degli abusi, limiti di utilizzo, backup, cronologia delle modifiche: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f)).
• Comunicazioni su modifiche al servizio e al listino prezzi: esecuzione di un contratto / legittimo interesse. Marketing solo con il tuo consenso, che puoi revocare.

5. Posizione (GPS)

• La funzione “GPS attivo” è facoltativa e viene attivata dall’utente nelle Impostazioni. Riconosce quando un tecnico si trova presso uno degli ascensori o dei siti dell’azienda e gli ricorda di registrare i materiali. Funziona solo con l’app aperta; la posizione non viene utilizzata in background.
• Vengono registrate solo le visite (chi, presso quale ascensore o sito, orario di arrivo e di partenza), visibili all’ufficio dell’azienda. Nessun percorso viene tracciato.
• Al completamento di un rapporto di lavoro, la posizione del dispositivo può essere usata per correggere la posizione dell’ascensore sulla mappa (non quella del tecnico).
• Per mappe, ricerca di indirizzi e percorsi giornalieri, gli indirizzi e le coordinate degli ascensori vengono inviati ad Amazon Location Service (UE).
• La funzione può essere disattivata in qualsiasi momento nell’app o nelle impostazioni del dispositivo.

6. Intelligenza artificiale

Per le funzioni di IA (rapporti di lavoro vocali, diagnosi dei guasti, riconoscimento dei ricambi da una foto, lettura di fatture dei fornitori ed estratti conto, assistente nell’app) i contenuti pertinenti vengono inviati ad Anthropic (modelli Claude) in qualità di sub-responsabile, al solo scopo di produrre la risposta:

• Il riconoscimento vocale avviene sul dispositivo; al server viene inviato solo il testo, mai l’audio.
• Per rispondere, l’assistente cerca nei dati della tua azienda e invia solo i risultati pertinenti (ad es. saldi, programma, dettagli dell’ascensore).
• Questi dati non vengono usati per addestrare modelli. Qualsiasi operazione che modifica i dati viene prima proposta e salvata solo dopo la conferma dell’utente.

7. Destinatari e sub-responsabili

• Amazon Web Services (Francoforte, UE): hosting di server e database, backup, invio di email (Amazon SES), mappe (Amazon Location Service).
• Anthropic (USA): funzioni di intelligenza artificiale.
• Stripe: pagamenti degli abbonamenti.
• Apple (Apple Push Notification service): recapito delle notifiche su iPhone.
• Solo se l’azienda cliente li attiva: l’autorità fiscale del suo paese (ad es. AADE / myDATA in Grecia) per la trasmissione di fatture e ricevute, un fornitore di e-invoicing, un fornitore di connessione bancaria (Enable Banking, movimenti in sola lettura), il server di posta dell’azienda (per leggere fatture/estratti conto) e un fornitore di telefonia VoIP.
• Quando un utente sceglie di inviare qualcosa tramite WhatsApp, Viber, SMS o l’app email del proprio dispositivo, l’invio avviene dalla sua app.

Non vendiamo i dati personali e non li usiamo per la pubblicità. Possiamo comunicare dati alle autorità pubbliche quando la legge lo richiede. L’elenco dettagliato dei sub-responsabili è nel DPA.

8. Trasferimenti al di fuori del SEE

I dati sono conservati nell’UE. Quando un sub-responsabile si trova al di fuori del SEE (Anthropic, Stripe), i trasferimenti si basano sul Quadro per la protezione dei dati UE-USA o sulle Clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

9. Conservazione

• Dati dell’account e dell’azienda: per la durata del contratto e fino a 30 giorni dopo una richiesta di cancellazione.
• Documenti di fatturazione degli abbonamenti: come previsto dalla normativa fiscale (in genere 5 anni).
• Cronologia delle modifiche (chi ha modificato cosa, per l’annullamento): 90 giorni sul server, 30 giorni sul dispositivo.
• Log di sicurezza: fino a 12 mesi.
• Backup del server: giornalieri, a rotazione, eliminati automaticamente dopo 14 giorni.

10. I tuoi diritti

Hai diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché di revocare il consenso.

• Portabilità: il titolare dell’azienda può scaricare in qualsiasi momento l’intera azienda come file ZIP (Impostazioni → Backup): tutti i dati in JSON, tabelle per Excel e, facoltativamente, foto e allegati.
• Cancellazione: dall’app (Impostazioni → Elimina account) o come descritto nella pagina Elimina account.
• Richieste a privacy@elevatormatrix.com; rispondiamo entro 30 giorni. Puoi presentare reclamo alla tua autorità di controllo per la protezione dei dati (in Grecia: www.dpa.gr).

11. Sicurezza

Cifratura in transito (TLS); archiviazione cifrata sul server (AES-256-GCM) delle credenziali inserite dall’azienda (ad es. email, myDATA, fornitore di e-invoicing); regole di accesso per azienda e ruolo sul server; backup giornalieri; cronologia delle modifiche con annullamento. In caso di violazione, notifichiamo l’autorità e gli interessati come richiesto dal GDPR.

12. Minori

Il servizio è destinato alle aziende e non a persone di età inferiore a 18 anni.

13. Modifiche

Comunicheremo le modifiche sostanziali nell’app o via email. La data della versione corrente è indicata in alto.