Privacybeleid — Elevator Matrix

CONCEPT ter beoordeling door een jurist. Versie 0.2 — oktober 2026.

1. Wie wij zijn

Dit beleid legt uit hoe de aanbieder van Elevator Matrix (“wij”), gevestigd in Thessaloniki, Griekenland, persoonsgegevens verzamelt en verwerkt bij het leveren van de dienst (app voor iPhone, Android, computer en web). Wij handelen in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG) en de Griekse wet 4624/2019. Contact voor kwesties rond persoonsgegevens: privacy@elevatormatrix.com.

2. Twee rollen: Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker

• Voor de accountgegevens van gebruikers van de dienst (naam, e-mail, telefoon, functie, liftmonteursvergunning, bedrijfsgegevens, abonnement en facturatie) zijn wij de Verwerkingsverantwoordelijke.
• Voor de bedrijfsgegevens die elk klantbedrijf invoert (zijn klanten, gebouwbeheerders, contacten, liften, werkrapporten, foto’s, handtekeningen, oproepen, facturen en bonnen, betalingen, banktransacties, leveranciersfacturen, wijzigingshistorie) zijn wij Verwerker namens het klantbedrijf, dat de Verwerkingsverantwoordelijke is. Deze zaken worden geregeld in de Verwerkersovereenkomst (DPA). Als u bijvoorbeeld gebouwbeheerder bent en uw gegevens in de app staan, neem dan eerst contact op met het onderhoudsbedrijf dat u bedient.

3. Gegevens die wij als Verwerkingsverantwoordelijke verzamelen

• Bedrijfsregistratiegegevens: naam, btw-/belastingnummer, land, adres, telefoon, e-mail.
• Gebruikersgegevens: naam, e-mail, telefoon, functie, nummer/niveau van de liftmonteursvergunning en de vervaldatum ervan.
• Abonnement: plan, status, betalingshistorie. Kaartbetalingen worden afgehandeld door Stripe; wij zien of bewaren nooit uw kaartnummer.
• Technische gegevens: IP-adres, apparaattype en appversie, apparaat-ID voor pushmeldingen, logs voor beveiliging en probleemoplossing, synchronisatietijden.
• Geaggregeerde gebruiksgegevens (aantal gebruikers, liften, werkrapporten per maand, laatste activiteit) voor abonnementsbeheer en support. Het platformbeheer heeft geen toegang tot de bedrijfsgegevens van klantbedrijven.
• Support- en verkoopcommunicatie (e-mails, notities).

De website elevatormatrix.com gebruikt geen tracking- of advertentiecookies; alleen uw taalkeuze wordt in uw browser onthouden.

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Het leveren van de dienst, het aanmaken en beheren van accounts, synchronisatie, meldingen: uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b), AVG).
• Facturatie en fiscale verplichtingen: wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c)).
• Beveiliging, misbruikpreventie, gebruikslimieten, back-ups, wijzigingshistorie: gerechtvaardigd belang (art. 6, lid 1, onder f)).
• Mededelingen over wijzigingen in de dienst en de prijslijst: uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang. Marketing alleen met uw toestemming, die u kunt intrekken.

5. Locatie (GPS)

• De functie “GPS aan” is optioneel en wordt door de gebruiker ingeschakeld in Instellingen. Ze herkent wanneer een monteur zich bij een van de liften of locaties van het bedrijf bevindt en herinnert hem eraan materialen te registreren. Ze werkt alleen terwijl de app geopend is; de locatie wordt niet op de achtergrond gebruikt.
• Alleen bezoeken worden vastgelegd (wie, bij welke lift of locatie, aankomst- en vertrektijd), zichtbaar voor het kantoor van het bedrijf. Er wordt geen route gevolgd.
• Wanneer een werkrapport is afgerond, kan de positie van het apparaat worden gebruikt om de positie van de lift op de kaart te corrigeren (niet die van de monteur).
• Voor kaarten, adreszoekopdrachten en dagroutes worden liftadressen en coördinaten naar Amazon Location Service (EU) gestuurd.
• De functie kan op elk moment worden uitgeschakeld in de app- of apparaatinstellingen.

6. Kunstmatige intelligentie

Voor AI-functies (gesproken werkrapporten, storingsdiagnose, onderdeelherkenning aan de hand van een foto, het lezen van leveranciersfacturen en bankafschriften, de assistent in de app) wordt de relevante inhoud als subverwerker naar Anthropic (Claude-modellen) gestuurd, uitsluitend om het antwoord te genereren:

• Spraakherkenning vindt op het apparaat plaats; alleen de tekst wordt naar de server gestuurd, nooit audio.
• Om te antwoorden doorzoekt de assistent de gegevens van uw bedrijf en stuurt alleen de relevante resultaten (bijv. saldo’s, planning, liftgegevens).
• Deze gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Alles wat gegevens wijzigt, wordt eerst voorgesteld en pas opgeslagen nadat de gebruiker dit bevestigt.

7. Ontvangers en subverwerkers

• Amazon Web Services (Frankfurt, EU): hosting van servers en database, back-ups, e-mailverzending (Amazon SES), kaarten (Amazon Location Service).
• Anthropic (VS): functies voor kunstmatige intelligentie.
• Stripe: abonnementsbetalingen.
• Apple (Apple Push Notification service): bezorging van meldingen op iPhone.
• Alleen als het klantbedrijf ze inschakelt: de belastingdienst van zijn land (bijv. AADE / myDATA in Griekenland) voor het doorgeven van facturen en bonnen, een e-factureringsprovider, een aanbieder van bankkoppelingen (Enable Banking, alleen-lezen transacties), de eigen e-mailserver van het bedrijf (om facturen/afschriften te lezen) en een VoIP-telefonieprovider.
• Wanneer een gebruiker ervoor kiest iets te verzenden via WhatsApp, Viber, sms of de e-mailapp van zijn apparaat, wordt dit vanuit zijn eigen app verzonden.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor reclame. Wij kunnen gegevens verstrekken aan overheidsinstanties wanneer de wet dit vereist. De gedetailleerde lijst van subverwerkers staat in de DPA.

8. Doorgiften buiten de EER

Gegevens worden in de EU opgeslagen. Wanneer een subverwerker zich buiten de EER bevindt (Anthropic, Stripe), berusten doorgiften op het EU-VS-gegevensprivacykader (Data Privacy Framework) of op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Bewaartermijnen

• Account- en bedrijfsgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 30 dagen na een verwijderingsverzoek.
• Facturatiegegevens van abonnementen: zoals vereist door de belastingwetgeving (doorgaans 5 jaar).
• Wijzigingshistorie (wie wat heeft gewijzigd, om ongedaan te maken): 90 dagen op de server, 30 dagen op het apparaat.
• Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.
• Serverback-ups: dagelijks, doorlopend, na 14 dagen automatisch verwijderd.

10. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar, en om uw toestemming in te trekken.

• Overdraagbaarheid: de bedrijfseigenaar kan het hele bedrijf op elk moment downloaden als ZIP-bestand (Instellingen → Back-up): alle gegevens in JSON, tabellen voor Excel en optioneel foto’s en bijlagen.
• Verwijdering: vanuit de app (Instellingen → Account verwijderen) of zoals beschreven op de pagina Account verwijderen.
• Verzoeken naar privacy@elevatormatrix.com; wij antwoorden binnen 30 dagen. U kunt een klacht indienen bij uw gegevensbeschermingsautoriteit (in Griekenland: www.dpa.gr).

11. Beveiliging

Versleuteling tijdens transport (TLS); versleutelde opslag op de server (AES-256-GCM) van inloggegevens die het bedrijf invoert (bijv. e-mail, myDATA, e-factureringsprovider); toegangsregels per bedrijf en rol op de server; dagelijkse back-ups; wijzigingshistorie met ongedaan maken. Bij een datalek stellen wij de autoriteit en de betrokkenen op de hoogte zoals de AVG vereist.

12. Kinderen

De dienst is bedoeld voor bedrijven en niet voor personen jonger dan 18 jaar.

13. Wijzigingen

Wij melden belangrijke wijzigingen in de app of per e-mail. De datum van de huidige versie staat bovenaan.